Оплата больничных работодателем в 2021 году: новые обязанности для организаций

С 2021 года все без исключения регионы перешли на прямые выплаты социальных пособий из средств ФСС. Зачетный механизм при исчислении взносов на обязательное социальное страхование был упразднен (Федеральный закон № 243-ФЗ от 03.07.2016).

По новым правилам работодатели выплачивают своим работникам больничные пособия только за первые 3 дня временной нетрудоспособности (ч. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»). За все последующие дни больничного деньги работникам будут поступать непосредственно из регионального отделения ФСС (п. 11 Постановления Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375).

Выплачивать пособие за весь период больничного листка работодателям больше не потребуется. Соответственно, не потребуется и представлять заявления на возмещение/зачет выплаченных сотрудникам пособий. Все страховые взносы в ФСС работодатели будут уплачивать в полном объеме без возможности их уменьшения на величину выплаченных в пользу работников больничных пособий. При этом обязанность по оплате сотрудникам первых 3 дней временной нетрудоспособности сохраняется за работодателями в полном объеме. Возмещать работодателям эти деньги ФСС по-прежнему не будет.

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. С 2021 года все регионы перешли на прямые выплаты социальных пособий из средств ФСС. Зачетный механизм при исчислении взносов на обязательное соцстрахование был упразднен.

2. С 2021 года работодатели выплачивают своим работникам больничные пособия за первые 3 дня временной нетрудоспособности. Все последующие дни больничного оплачивает ФСС.

3. Работодатель должен получить от работника документы, необходимые для назначения и выплаты больничного пособия, рассчитать и выплатить пособие за первые 3 дня, сформировать и представить в ФСС комплект документов для выплаты пособия за весь последующий период временной нетрудоспособности.

4. Работодатель обязан назначить сотруднику пособие по временной нетрудоспособности в течение 10 календарных дней со дня обращения сотрудника за пособием.

5. Пособие за первые 3 дня болезни работодатель должен перечислить сотруднику в ближайший после назначения пособия день, установленный для выплаты зарплаты.

6. В течение 5 рабочих дней с момента обращения сотрудника за получением больничного пособия работодателю нужно сформировать и направить в ФСС полный комплект документов для назначения и выплаты этого пособия.

7. ФСС обязан выплатить свою часть пособия в течение 10 календарных дней с момента поступления в фонд документов от работодателя.

8. Несоблюдение сроков для передачи документов в ФСС грозит работодателю штрафом от 300 до 500 рублей.

Сам порядок расчета больничных пособий по большей части не изменился. В 2021 году пособия также рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка сотрудника и количества дней временной нетрудоспособности, подтвержденного больничным. Единственное изменение здесь состоит в том, что теперь больничное пособие за полный месяц не может быть меньше МРОТ (Федеральный закон от 29.12.2020 № 478-ФЗ). Если пособие в расчете за полный месяц окажется ниже данной величины, то его нужно будет выплатить в размере, исчисляемом исходя из МРОТ. В этих целях действующий МРОТ делится на количество календарных дней месяца и умножается на количество календарных дней, приходящихся на время болезни.

При этом работодатели должны рассчитать пособие только за первые 3 дня болезни работника. Расчет оставшейся части пособия произведет ФСС на основании сведений, поступивших от работодателя. Для этого работодателям нужно получить от работника заявление, больничный лист и направить их вместе со сведениями о заработке сотрудника в ФСС.

С учетом вышеуказанных изменений обязанности работодателей в части оплаты больничных листов теперь будут сводиться к выполнению следующих действий:

• получение от работников документов, необходимых для назначения и выплаты больничного пособия;
• выплата пособия за первые 3 дня болезни;
• формирование и представление в ФСС комплекта документов для выплаты пособия за весь последующий период временной нетрудоспособности.

Больничный – онлайн

В апреле принят закон о новом порядке выплаты пособия за период нетрудоспособности. С 2022 года его можно будет получить на основании электронного документа. Разбираемся, как реализована система, с какими трудностями могут столкнуться бизнес и госорганизации, а также есть ли риск потери персональных данных.

НЕ ПОТЕРЯЕШЬ, НЕ ПОМНЕШЬ

Скоро прийти загорелым с больничного не удастся – с 1 января 2022 года вступит в силу Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ. Поправки приняты для реализации механизма прямых выплат Фонда социального страхования (ФСС) России. Согласно новой норме, выплаты будут начисляться автоматически после закрытия электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) или выхода в декрет. Пособие за период нетрудоспособности переводится на банковский счет застрахованного; реквизиты следует указать в заявлении, которое можно подать в личном кабинете на портале «Госуслуги» или отправить почтой. Участие работодателя в назначении выплат минимизировано. Ему нужно только передать в ФСС номер ИНН, СНИЛС сотрудника, а также номер расчетного счета, на который ему будет приходить пособие.

Плюсы электронного больничного:

• исключена возможность ошибок, опечаток;
• сведения о нем доступны в личном кабинете на портале ФСС;
• его нельзя потерять или испортить;
• врачам не нужно тратить время на оформление бумаг;
• работодатели освобождены от обработки и хранения бюллетеней.

Количество ЭЛН стремительно растет, что говорит об их востребованности, сейчас их выдают уже более 90% медучреждений России, рассказали RSpectr в Фонде.

в первом квартале текущего года доля электронных больничных по всей России составила более 75% от общего количества листков нетрудоспособности

Оформивший ЭЛН врач выдает пациенту талон с номером, по которому можно проверить подлинность документа в информационной системе ФСС, где хранится реестр бюллетеней. Также больничный отражается в личном кабинете на сайте организации (lk.fss.ru). Войти в него можно с логином и паролем к порталу «Госуслуги».

В конце апреля в России выдали 70-миллионный по счету электронный больничный. По данным ФСС, на первом месте по количеству выданных цифровых документов находится Москва (8,4 млн штук), на втором – Московская область (3,4 млн штук), на третьем – Татарстан (более 3 млн штук).

В Минздраве рассчитывают, что к декабрю нынешнего года каждая пятая поликлиника будет предоставлять сервисы на «Госуслугах». «Доступность электронных сервисов влияет на уровень удовлетворенности и доверия граждан к государству. Поэтому региональным минздравам важно позаботиться о том, чтобы граждане могли получать услуги здравоохранения на портале “Госуслуги”», – сказал замминистра здравоохранения Павел Пугачев.

МИНУЯ РАБОТОДАТЕЛЯ

Все российские организации имеют собственное ПО для ведения бухгалтерского и кадрового учета, а также системы документооборота, способные обрабатывать ЭЛН, отмечают в Фонде. Кроме того,

на сайте Фонда социального страхования доступна для скачивания бесплатная программа, позволяющая страхователям обрабатывать электронные больничные

«Страхователи, зарегистрированные как юрлицо на портале “Госуслуги”, могут воспользоваться личным кабинетом страхователя для обработки ЭЛН и получения дополнительной информации от ФСС», – пояснил RSpectr представитель организации. В региональных отделениях ФСС работают специальные горячие линии и проводятся обучающие семинары.

В целом процесс идет гладко, но есть и жалобы на небольшие сложности на этапе интеграции внутренних систем с госресурсами. Например, сейчас 85% больничных поступают в «Рексофт» в электронном виде, рассказала RSpectr представитель IT-компании Анна Агеева. Далее все необходимое автоматически подгружается из государственных систем.

Анна Агеева, «Рексофт»:

– Выплаты ФСС по листам нетрудоспособности напрямую, минуя работодателя, накладывают на сотрудников обязанность заполнять специальные заявления с согласием на такие платежи и реквизитами зарплатной банковской карты.

Чтобы уберечь работников от лишней нагрузки, в компании просят оформлять доверенность на сотрудника бухгалтерии для передачи данных в ФСС.

СИСТЕМА С ОСОБЕННОСТЯМИ

Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) называют одним из ярких примеров цифровизации. Они появились в России еще в 2017 году после вступления в силу закона № 86-ФЗ «О внесении изменений в статью 13 ФЗ “Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством” и статьи 59 и 78 ФЗ “Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации”». В 2018 году ФСС выпустил специальное ПО для занесения сведений о факте нетрудоспособности. Уже в апреле того же года был зарегистрирован миллионный электронный больничный лист.

В 2018-2019 годах шла отработка системы – совершенствование форматно-логического контроля для сокращения ошибок ввода данных и развитие интеграционных сервисов

Сейчас система работает стабильно и надежно, отмечает в разговоре с RSpectr основатель компании «К-Скай», член ассоциации «Национальная база медицинских знаний» и экспертного совета Минздрава РФ по вопросам использования информационно-коммуникационных технологий Александр Гусев. По словам А.Гусева, ФСС обеспечивает быстрый отклик системы, несмотря на постоянное увеличение объема данных, а также добротное техническое сопровождение и помощь разработчикам медицинской информационной системы (МИС).

Александр Гусев, «К-Скай»:

– Основная сложность, которую мы видим в проекте, состоит в том, что у ФСС достаточно серьезные требования к защите информации и обеспечению юридической значимости электронного документооборота.

В связи с этим к рабочим местам врачей предъявляются серьезные требования – необходимы усовершенствованная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) и сертифицированные средства криптозащиты. Их внедрение – непростое мероприятие, требующее финансовых затрат. С 2018 года в регионах с высоким уровнем организации медицинской помощи:

• закуплены усовершенствованные квалифицированные подписи для врачей;
• установлены средства защиты;
• обеспечена поддержка интеграции вместе с разработчиком МИС.

Но в ряде отдельных случаев выписка электронного больничного осуществляется «достаточно хитро», обращает внимание эксперт. «Врач лично не выписывает документ, а передает информацию некоему выделенному сотруднику – “оператору ЭЛН”. Тот имеет нужные УКЭП и средства защиты и со своего рабочего места вносит информацию в систему», – рассказывает А.Гусев. Так не сами врачи, принимающие решение о наступлении факта нетрудоспособности и имеющие на это право и компетенции, а их коллеги вносят информацию в систему. «Это единственная особенность, которую мы видим. Во всем остальном система работает отлажено и стабильно», – подчеркивает эксперт.

БРОНЯ, А НЕ БУМАЖКА

Эксперты предупреждают о возможности утечек персональных данных при функционировании системы электронных больничных. Усугубляют проблему сбои, отсутствие системы резервирования и восстановления данных, а также распространение программ-шифровальщиков при общем невысоком уровне информационной безопасности и зарплат персонала медорганизаций, отмечает управляющий партнер консалтингового агентства «Емельянников, Попова и партнеры» Михаил Емельянников.

Михаил Емельянников, «Емельянников, Попова и партнеры»:

– Риски добавляют отсутствие патчей критических уязвимостей и использование нелицензионного, снятого с поддержки программного обеспечения.

А.Гусев подтверждает, что для любой информационной системы существуют угрозы, но при качественной схеме безопасности они сводятся к злонамеренным действиям и человеческому фактору. «На наш взгляд, предусмотренные ФСС меры защиты информации – на очень высоком уровне технологической и организационной зрелости, что делает риск потери персональных данных лишь гипотетическим», – отмечает эксперт.

С ним согласен директор по развитию компании «Нетрика Медицина» Владимир Соловьев. При массовом внедрении системы электронных больничных риски потери персональных данных сводятся к минимуму за счет принципа обмена сведениями в системах гарантированной доставки информации, считает он.

Владимир Соловьев, «Нетрика Медицина»:

– Но при этом остаются актуальными задачи по обеспечению надежности хранения данных у работодателя, медицинской организации и ФСС.

До 2022 года осталось совсем немного времени и некоторые организации могут не успеть полностью перейти на оформление электронных больничных, предупреждает директор компании SkySoft Дмитрий Нор.

Нужно также учитывать, что к системам, которые будут обмениваться персональными данными и обрабатывать их, предъявляются особые требования. Такие системы должны быть аттестованы в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» 152-ФЗ, обращает внимание В.Соловьев.

Как работодателю наладить взаимодействие с ФСС для применения электронного больничного

Любой работодатель может присоединиться к проекту электронных больничных. Для этого ему необходимо:

• заключить соглашение с фондом социального страхования об информационном взаимодействии;
• зарегистрировать фирму на сайте gosuslugi.ru;
• открыть личный кабинет на cabinets.fss.ru;
• получить усиленную электронную подпись.

Через личный кабинет осуществляется обмен информацией о больничных листах с ФСС. Если такой электронный обмен информацией с ФСС работодателя и медучреждения не будет налажен, работники смогут получать только бумажные листы нетрудоспособности.

Порядок информационного взаимодействия медучреждений, отделений ФСС и работодателей утвержден постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567. Он предусматривает:

• способы и последовательность дистанционного взаимодействия всех участников информационного взаимодействия;
• требования к техническому оснащению пользователей сведений (системам, каналам связи, безопасности и др.);
• алгоритмы ведения единой базы данных о страховых случаях.

Взаимодействие работодателя, фонда и медучреждений в информационном процессе не будет иметь смысла, если не учесть еще одно важное звено в цепочке оформления электронного больничного — самого работника (пациента), от которого требуется добровольное письменное согласие на такую передачу данных о нем.

Как работодателю заполнить электронный больничный, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Преимущество электронных больничных

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

При заполнении бумажного больничного ошибаются и врачи, и работодатели. Ревизоры-консультанты ФСС ежегодно находят ошибки в более чем 2 000 000 бумажных больничных, в том числе и бухгалтерские ошибки при расчете пособия. Использование электронных больничных листов способно свести эти ошибки практически к нулю.

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

• передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
• учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
• проверку подлинности больничных;
• хранение и обработку архива.

Меньше места для архивов

Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия,
Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Работа с электронным больничным. На что обратить внимание бухгалтеру?

При работе с электронными листками нетрудоспособности (ЭЛН) бухгалтеру необходимо обратить внимание на следующее:

1. ЭЛЕКТРОННЫЙ ЛИСТОК НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ ЗАКРЫТ И ИМЕЕТ СТАТУС – 030.
Для оплаты пособия по временной нетрудоспособности работник доводит до расчетного бухгалтера номер больничного. Для обработки и расчета ЭЛН бухгалтер на основании номера больничного и СНИЛСа работника запрашивает в специализированной бухгалтерской программе или сервисах ФСС данный листок нетрудоспособности.

Электронный листок нетрудоспособности будет доступен для редактирования страхователю только в том случае, если он закрыт медицинской организацией. Закрытый больничный имеет статус – 030. Это значит, что можно производить расчет и выплату пособий.

Обращаем внимание! «Сигнальный» талончик (корешок) с номером и статусом больничного 010 (открыт) или 020 (продолжение), а также датой следующей явки на прием ко врачу НЕ ЯВЛЯЕТСЯ ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ОПЛАТЫ пособия по временной нетрудоспособности. Перед началом работы по расчету страхового обеспечения бухгалтеру необходимо ВСЕГДА запрашивать ЭЛН из информационной системы ФСС!

2. ЭЛЕКТРОННЫЙ ЛИСТОК НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ ОТПРАВЛЕН В СИСТЕМУ ФСС.
Перед началом оформления своей части электронного документа работодатель должен убедиться в корректности информации, внесенной медицинской организацией. После чего приступать к оформлению своей части больничного листа.
Когда в электронный больничный будут внесены все необходимые данные, страхователь ОТПРАВЛЯЕТ документ в информационную систему ФСС. Это действие является обязательным, иначе данный листок нетрудоспособности в системе ФСС будет оставаться не заполненным страхователем. Со стороны сотрудника регионального отделения Фонда к страхователю, представившему документы на возмещение страхового обеспечения, могут возникнуть вопросы по правомерности начисления пособий работнику.
Т.к. для оформления электронного листка нетрудоспособности существует широкий спектр программных средств, то функция отправки больничного в ФСС у разных производителей реализована по-разному. В любом случае необходимо убедиться, что документ отправлен в информационную систему ФСС и имеет статус 060 (заполнен страхователем).

Обращаем внимание! После отправки документа в ФСС, он приобретает статус — 060 (проверен и закрыт страхователем). В таком документе закрыта для редактирования та часть, которая заполняется врачом медицинской организации. Например, страхователь после отправки ЭЛН в базу ФСС обнаружил в отчестве работника ошибку. Листок нетрудоспособности будет считаться испорченным, а работодателю придется выплачивать пособие за счет собственных средств. Будьте внимательны!

Что нужно для работы с электронным больничным

1. Квалифицированная электронная подпись.
2. Зарегистрироваться на портале госуслуг и на сайте фонда страхования.
3. Заключить соглашение с фондом.
4. Номер больничного или СНИЛС сотрудника.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Работы не лишат (вы для работодателя аноним)

Что это значит? А то, что, обращаясь в трудовую инспекцию с жалобой на своего работодателя, вы остаетесь лицом конфиденциальным. Дело в том, что, получив ваше обращение, «трудовики», отправляясь с проверкой к нарушителям ваших прав, сами не вправе их нарушать. А именно: им запрещено разглашать любые сведения в отношении вашей личности. На это есть запрет, установленный в п.п. 6 п. 13 Порядка осуществления государственного контроля за соблюдением законодательства о труде, утвержденного КМУ от 26.04.17 г. № 295. Именно поэтому о вашей «кляузе» никто не узнает. Итог вызванной «бури» будет таким:

• работодателю назначат проверку;

• если во время инспекционного посещения инспектор труда выявит нарушения прав работников, то работодателю выдадут предписание;

• выполнять требование предписания является для работодателя обязательным, причем в строго ограниченные сроки, поэтому он выплатит вам больничные (в случае отсутствия оснований для отказа — мы их уже указали выше).

Если (вдруг) работодатель не выполнит предписание или нарушит сроки его выполнения, то ему грозит штраф в размере одной минимальной зарплаты, а должностным лицам — админштраф в размере от 510 до 1700 грн. Ну и на будущее наученный горьким опытом работодатель не будет «проказничать» и обижать своих работников отказом в выплате больничных.